Office Assistant Vehicle Processing Center

Wat ga je doen?

Inhoud van de administratie

• Samen met de klant uitwerken en optimaliseren van administratieve workflows en ordercodes, zodat op de werkvloer de juiste opdrachten worden uitgevoerd, de opvolging door de logistiek-administratieve medewerkers optimaal verloopt en de facturatie correct is.
• Opmaak van correcte bestekken, zowel volgens de geldende herstelmethodes en de regels van de kunst als volgens de prijsafspraken met de klant. Instaan voor het claimen van logistieke en warranty-herstellingen en het registreren van eigenschade.
• Afstemmen van het facturatieproces met de klant en de boekhouding, zodat betalingen correct en tijdig kunnen worden afgehandeld. Streven naar 100% geautomatiseerde facturatie, met borging van een volledige en correcte manuele facturatie waar nodig.
• Coördineren van aankopen (o.a. accessoires en repaironderdelen) en zorgen voor correcte boeking op de juiste kostplaats, in afstemming met productieboekhouding en magazijn. Toezien op een volledige en correcte betaling en/of doorfacturatie.

Opleiding, Werkverdeling en opvolging

• Je bent verantwoordelijk voor het borgen van de administratieve taken gedurende het volledige jaar. Met andere woorden: de werkverdeling binnen het team dient zodanig georganiseerd te worden dat deze continue gewaarborgd blijft. Daarnaast zorg je voor de nodige opleidingen binnen je team, zodat er voldoende flexibiliteit is en de juiste skills aanwezig zijn, rekening houdend met de vaste kosten.

Innovatie en optimalisaties

• Om nieuwe uitdagingen aan te kunnen, blijven we inzetten op innovatie. Je bent proactief in het aanbrengen van verbetering, bespreekt deze met de VPC Manager en neemt hierin het nodige initiatief. Een belangrijk aandachtspunt is het up-to-date houden van de repair tools, warehouse modules en claimsystemen.

Rapportering en communicatie

• Je rapporteert op een klantvriendelijke en professionele manier richting klanten. In overleg met de CSM’s en CSE’s stem je af wie instaat voor welke administratieve taken en klantcommunicatie.

Peoplemanagement

• Oplossen van problemen binnen het team en zorgen voor het opleiden en motiveren van medewerkers.
• Formeel en informeel coachen van medewerkers, inclusief het organiseren en opvolgen van trainingsbehoeften en -wensen.
• Aanwerven van nieuwe medewerkers, waaronder interims, in opdracht van de VPC Manager

Wie ben jij?

Technische competenties

• PC: Excel (grondig), Word, e-mail
• Talen: Nederlands en Engels
• Rijbewijs: B

Functiespecifieke competenties

• Plannen, organiseren en opvolgen
• Coachend en taakgericht leidinggeven
• Sterke communicatieve vaardigheden
• Punctueel en gedreven in het opzetten van nieuwe werkflows en probleemoplossing
• Stressbestendig
• Teamplayer met een sterke verantwoordelijkheidszin

Wat bieden wij?

• Integriteit, Intensiteit, Innovatie
• Maaltijdcheques/Ecocheques
• Groepsverzekering
• Hospitalisatieverzekering
• Cafetariaplan
• Diverse opleidingsmogelijkheden

Onze klant is wereldwijd toonaangevend in de behandeling en opslag van roll-on/roll-of cargo. Naast het laden en lossen van nieuwe wagens, constructiemateriaal en heavy lifts bieden ze ook vehicle processing, scheepsagentuur en complete afhandeling van douaneverplichtingen alsook het volledige logistieke door to door pakket van fabriek tot levering bij de klant / dealer. Zij hebben een vestiging in Zeebrugge en Antwerpen